Comment j’ai appris à mieux réagir aux imprévus

*Cet article est une adaptation écrite de l’épisode 47 du podcast.

Avec la COVID, on ne compte plus tous les imprévus qui nous « tombent dessus ». Pour ma part, je suis présentement dans un gros 2 semaines d’imprévus. La garderie de ma fille est temporairement fermée donc on doit s’organiser mon chum et moi pour tout concilier. Et il n’y a pas si longtemps, vous vous en rappelerez si vous me suivez sur Instagram, j’ai dû partager mon ordinateur avec mon chum pendant presque 3 semaines parce que le sien, qui devait être en réparation pendant 5 jours, a été abîmé pendant les réparations donc ils ont dû le garder plus de temps.

Bref, j’ai eu à jongler avec pas mal d’imprévus dans les dernières semaines et c’était le sujet du dernier module de Pratique Efficace.

Ainsi, dans cet article, j’avais envie de te parler de la façon dont je compose avec tous ces imprévus surtout du point de vue de mon attitude parce qu’à mon avis, outre tous les trucs et stratégies, faire face aux imprévus, ça commence par la façon dont on y réagit.

Attitude

D’emblée, c’est sûr que si tu n’es pas un minimum organisé et que tu n’as pas mis en place des bases solides, les imprévus vont souvent te paraître comme la fin du monde et tu auras rapidement le sentiment que rien ne va plus en plus de te sentir submergée et débordée. 

Si déjà ton horaire n’est pas bien organisé, c’est certain qu’un imprévu, aussi petit soit-il, peut perturber l’équilibre déjà précaire de ton organisation. 

C’est donc normal que tu te sentes submergée si c’est ta situation.

En fait, dans les lectures que j’ai faites sur la gestion du temps, on parle souvent des deux types de réactions possibles devant les imprévus, mais surtout de deux profils typiques en matière de gestion du temps : les gens de type voilier et les gens de type train.

Pour ma part, découvrir quel est mon type, m’a vraiment aidée à mieux réagir aux imprévus parce que je comprends certaines choses par rapport à mon horaire, mais aussi par rapport à ma personnalité. 

Type voilier

Une personne qui est de type voilier laisse les choses aller sans prendre le temps de planifier réellement. C’est une personne qui vit au jour le jour et qui exécute les tâches comme elles se présentent à elle. 

Autrement dit, elle a une idée générale de ce qu’elle prévoit faire dans la journée, mais rien n’est bien prévu dans son horaire donc c’est facile de déroger de cette « simili planif ».

En soi, cette attitude n’a rien de négatif… Jusqu’à un certain point. Évidemment, ne pas prévoir comporte des risques et des conséquences. En fait, tant qu’une tempête (lire ici un imprévu) ne se présente pas, ça va. Toutefois si un coup de vent imprévu arrive, cette personne pourrait chavirer si elle ne prévoit pas une stratégie pour préparer son voilier en cas de grands vents ou de tempêtes. 

Autrement dit, elle se retrouvera submergée (pour ne pas faire de mauvais jeu de mots), ce qui signifie : manquer des rendez-vous, ne pas respecter des échéances, oublier de faire des suivis, etc. Ça devient vite angoissant surtout quand on sait que d’autres attendent après nous. On se met une pression pour y répondre malgré le stress de ne pas savoir où on s’en va et hop, le cercle vicieux du stress se met en marche.

Les personnes de type voilier sont souvent celles qui ont tendance à vivre de rush en rush : la procrastination, terminer des rapports la veille et rédiger jusqu’à 1h du matin ou se lever à 4h pour tout compléter. C’est souvent typique des personnes de type voilier, car elles n’ont pas d’idée claire de la façon dont leur temps se répartit, de comment elles l’occupent ni de comment elles pourraient mieux le gérer.

Ainsi, tant qu’il n’y a pas de rush ça va, mais quand il y a des échéances, ça devient vite le branle-bas de combat et souvent, la personne peut se sentir ballotée dans tous les sens,  un peu en perte de contrôle de son temps. Comme un bateau le serait dans une tempête.

Type train

À l’inverse, une personne de type train est une personne qui planifie beaucoup (voire trop). Moi je suis clairement un type train. J’ai souvent la tendance à vouloir surplanifier et tout anticiper.

Comme un train, la personne est à l’heure à ses rendez-vous, son horaire est clairement établi à l’avance, i.e. elle reste sur ses rails et ne « déraille » pas… À condition que tout se passe comme prévu.

Devant un imprévu, une personne de type train manque de souplesse. Elle peut trouver difficile de rester dans le présent parce qu’elle anticipe ce qui est à venir (alors que le type voilier est trop dans le présent sans anticiper). Ça peut générer de l’anxiété de voir que les choses ne se déroulent pas comme prévu. Elle se demande alors comment elle va faire pour tout replacer dans l’horaire et si je parle pour moi, je vivais une certaine frustration parce que je n’arrivais jamais totalement à respecter à la lettre les horaires et les échéances que je m’étais fixés.

Ainsi, des réactions comme avoir peur de cumuler du retard, vouloir surplanifier certaines tâches et se retrouver un peu fâché par les retards ou les demandes des autres sont toutes associées aux types train. 

Pas un mieux que l’autre

Maintenant que tu t’identifies davantage à l’un ou l’autre de ces profils, tu te demandes peut-être ce qui serait le mieux. Dans les faits, il n’y en a pas un mieux que l’autre. Les deux profils apportent leurs lots d’avantages et d’inconvénients. Il faut savoir d’abord identifier son profil pour mieux s’adapter en matière de gestion du temps et surtout d’imprévus.

En fait, une gestion saine du temps réside dans ta capacité à apprivoiser chacun de ces deux profils : dans certains cas, il faudra que tu sois très efficace et que tu planifies précisément les tâches à faire et les évènements à venir dans l’agenda, tandis qu’à d’autres moments, tu auras à être dans le flot et à repenser ce qui était prévu à l’ordre du jour. 

Parce que c’est ça aussi le quotidien et la gestion efficace.

Ta planification te sert donc à tracer un chemin, à t’orienter vers un ou des objectifs que tu souhaites atteindre (ils doivent avoir été prédéterminés). Un peu à la manière d’un chemin de fer. Cependant, il ne faut pas que cette trajectoire soit comme celle d’un train qui ne peut dévier de sa trajectoire et poursuit simplement son trajet établi. En fait, c’est impossible que ce soit comme ça et il faut l’accepter. Autrement, tu ne seras pas plus efficace.

Comme pour un navire qui vogue à travers les vents et les marées et même parfois à travers les tempêtes, la gestion du temps demande des ajustements. Cependant, la pire des choses dans ces conditions serait de ne pas avoir de cartes et d’outils de pilotage. Surtout lorsque la météo est inquiétante et qu’il faut souvent faire le point (revoir son horaire et ses priorités). Une chose demeure certaine : sans planification, les imprévus prendront toute la place, un peu comme si le navire était laissé à lui-même et partait dans n’importe quelle direction que le vent dictera.

Jongler avec les imprévus

En bref, il faut comprendre qu’être organisé, ça ne veut pas forcément dire que tu n’auras plus jamais d’imprévus ou que tu ne te sentiras plus jamais débordée. C’est surtout que tu comprends mieux tes patterns, tes réactions, tes habitudes, tes défis. En connaissant davantage tout ça, tu arriveras à mieux palier aux conséquences qu’amènent les imprévus. 

En fait, il y a une chose qui m’a faite déchanter depuis que j’ai commencé à m’intéresser davantage à tous mes processus de gestion et d’organisation : des imprévus, ça arrive toujours. Et ça n’arrive jamais au moment où tu es prête à y faire face. Non non…

Parce que personnellement, au départ, je rêvais du jour où je deviendrais enfin maître de mon horaire et où les imprévus seraient chose du passé. Maintenant quand j’y repense, j’ai envie de donner une petite tape d’encouragement à la Marie du passé pour lui faire savoir que « c’est beau rêver tsé ». 

Aujourd’hui, je sais que c’est possible de sentir qu’on garde un semblant de contrôle sur son horaire en planifiant avec en étant conscient de son type. 

Qu’est-ce que ça signifie pour toi? Ça veut dire que lorsque tu dois ajouter quelque chose à ton horaire, questionne-toi d’abord afin de voir si c’est possible de le faire et si ça te tente.

P.ex. si je ne travaille pas les jeudis, mais que j’ai une formation un vendredi, alors je vais accepter de mettre des clients le jeudi. 

P.ex. si je dois prendre plus de mandats un temps, si j’ouvre une nouvelle plage horaire, je le fais en sachant que je serai plus chargée pour un moment, mais je le fais en sachant que ce sera limité. Je détermine à l’avance le temps que j’y consacrerai.

P.ex. si je choisis de prendre un avant-midi dans ma semaine, alors j’accepte que je travaillerai le soir. 

En fait, c’est de voir que rien ne t’es imposé, mais que c’est réellement TON choix. Ça t’aidera te sentir moins surchargée et à mieux gérer ton horaire. 

Pour optimiser la planification en conscience, il y a aussi d’autres réflexions et des outils à mettre en place, mais ça me prendrait plusieurs semaines pour t’accompagner là-dedans. Une chance qu’il existe un programme conçu spécialement pour ça qui s’appelle Pratique Efficace (lol je blague).

Et toi, es-tu plus de type train ou voilier?