Les critères pour bâtir un canevas qui te servira réellement

*Cet article est une adaptation écrite de l’épisode 27 du podcast.

Peut-être utilises-tu régulièrement ou occasionnellement des canevas, mais est-ce que tu t’es déjà questionnée sur le rôle que ces canevas devraient avoir?

Pour ma part, j’utilise les canevas à plusieurs sauces, et ce, pas juste en orthophonie. Avec le temps, j’ai réalisé qu’un des principaux problèmes des canevas et qui fait que les gens ne les utilisent pas ou ne sentent pas que ça les aide, c’est parce qu’un canevas doit répondre à différents critères. 

Je te présente donc la liste de critères que j’utilise à CHAQUE fois que je me crée un nouveau canevas. À noter que ces critères, je les ai moi-même établis donc je n’ai malheureusement pas d’évidences scientifiques ou de preuves théoriques pour soutenir ces critères. La seule chose que je peux affirmer, c’est que, plus mes canevas respectent un grand nombre de ces critères, plus je me sens efficace. 

1) Il permet d’augmenter la flexibilité

On pense souvent à tort que, parce qu’il présente des « formules toutes faites » le canevas est plus rigide que si on s’adapte d’une fois à l’autre, mais ce n’est pas le cas.

En effet, même si un canevas te donne l’impression de toujours écrire la même chose, il devrait te permettre de facilement le modifier dans le cas où tu veux nuancer certains éléments en lien avec un cas particulier. D’ailleurs tout bon canevas devrait être facilement modifiable en tout temps (à noter que ça peut être associé au logiciel dans lequel le canevas est monté aussi).

2) Il est simple à utiliser

Un canevas ne devrait pas te compliquer la vie, au contraire. Il faut qu’il soit facile à utiliser. Si tu dois programmer 3-4 affaires avant de pouvoir l’utiliser efficacement ou si le simple fait de peser sur une touche change toute ta mise en forme, alors ce n’est pas simple. Dis-toi qu’il devrait être facile pour toi de partager ton canevas à une collègue et qu’elle pourrait pratiquement le remplir sans avoir besoin d’explications techniques pour y arriver (du moins le moins possible). Autrement, il n’est pas suffisamment simple. 

3) Il assure une constance et une uniformité entre les tâches semblables

La standardisation est une partie importante de l’efficacité. Il n’y a rien de pire que de perdre du temps à faire des copier-coller d’un document à l’autre et SURTOUT tu as de grandes chances de faire des erreurs. Le fait d’assurer une certaine uniformité, fait aussi en sorte que ça devient plus facile de le faire de façon quasi-automatique

4) Il réduit le temps de travail accordé à la tâche associée

En ayant des champs de texte déjà remplis et des systèmes de menu déroulant et de cases à cocher, tu sauves beaucoup de temps à écrire. De plus, s’il y a des formulations que tu utilises fréquemment, le fait de les inscrire à l’avance dans ton canevas te permettra de sauver un temps précieux. Il ne te reste donc plus qu’à remplir les champs vides.

5) Il accélère la planification 

Si ton canevas est bien intégré dans ton protocole, alors il devient plus facile de bien planifier une séquence de tâches en sachant ce que tu auras à faire. D’ailleurs, le canevas permettant une certaine standardisation, tu sais alors mieux, après quelques répétitions, le temps dont tu auras besoin pour le remplir donc tu pourras mieux le prévoir à l’horaire.

6) Il permet de focusser sur ce qui est réellement important

Cela est particulièrement important lorsque tu es dans les processus de rédaction de rapport. C’est facile de t’éparpiller et de te poser 1001 questions. Avec les champs à remplir, le canevas permet de t’assurer que tu ne t’éparpilles pas dans tes pensées et de ne pas perdre de vue les aspects importants de ton analyse. Souvent, les détails s’ajoutent d’eux-mêmes.

7) Il guide la réflexion

C’est un peu la suite du point d’avant. En ayant déjà des champs à remplir, non seulement tu ne te perds plus dans les détails, mais à l’inverse un champ peut t’amener à réfléchir à un aspect ou à mieux le comprendre. Ainsi, tu peux ajouter des informations auxquelles tu n’aurais pas pensé ou que tu n’aurais pas su comment relier à l’essentiel sans canevas.

8) Il réduit les risques d’erreur

Ici, il ne s’agit pas des risques d’erreur associés à des fautes de frappe, mais plutôt des risques d’oubli, de mauvaise interprétation, et de mauvaise formulation. Le canevas permet donc de te poser les bonnes questions. Un canevas de courriel par exemple permet de ne pas oublier d’écrire une information importante.

Après avoir pris connaissance de tout ça est-ce que tes canevas remplissent tous ces critères? Si oui, alors tu as fait du bon travail. Quand tu prendras un moment pour les peaufiner, garde ces critères en tête. 

Si non, ce n’est pas grave. Ne jette surtout pas tes canevas. Prends plutôt un moment pour voir ce qui ne fonctionne pas afin de les retravailler de façon à ce qu’ils te supportent mieux dans ton travail.

Pour ma part, certains de mes canevas ne remplissent pas tous ces critères. C’est ça qui me mène à les modifier et à les peaufiner. Parfois, j’accepte que tous les critères ne soient pas remplis et progressivement je m’adapte, que ce soit en changeant le contenu de mon canevas ou encore en passant à un autre logiciel.

Mon principe : quand ça me pèse trop, je regarde quel critère me pèse le plus et comment arriver à y remédier.