Comment mon attitude a changé ma façon de gérer mon temps

*Cet article est une adaptation écrite de l’épisode 30 du podcast.

Récemment, en pensant à la façon dont je gère les imprévus et aux livres que j’ai lus, j’ai réalisé qu’il y a une grosse partie de ma gestion du temps qui est associée à mon attitude. D’ailleurs, la semaine passée, j’ai eu une rencontre de mentorat avec une cliente qui me disait que pendant un moment, elle avait arrêté de me suivre parce qu’elle ne comprenait pas comment j’arrivais à tout faire sans me sentir débordée alors qu’elle n’y arrivait pas.

Alors j’ai pensé clarifier le tout dans cet article, parce que ça serait mentir de dire que je ne suis pas débordée et toujours en contrôle de mon horaire. Ceci dit, c’est vrai que si je compare à il y a quelques années à peine, oui je suis plus en contrôle de mon horaire. C’est donc de ça dont j’avais envie de te parler dans cet article : de la façon dont mon attitude, ma façon de voir ma charge de travail et mes responsabilités, a changé la façon dont je gère mon temps.

D’un côté, j’ai mis en place plusieurs stratégies pour m’aider et j’ai apprivoisé et adapté plusieurs outils d’organisation qui me sauvent beaucoup de temps au quotidien. 

Cependant, dans la dernière année, j’ai réalisé que ce qui m’aide le plus dans tout cela, c’est mon attitude vis-à-vis ma charge de travail et tout ce que ça implique. 

Je suis de ces personnes qui croient que tu auras beau utiliser tous les outils d’organisation du monde, si tu ne changes pas à la base ta façon de voir les choses et si tu les utilises en ayant une pensée magique, alors tu risques de te retrouver assez vite au point de départ. En fait, tes changements ne se maintiendront pas dans le temps. 

Voici donc les trois trucs qui ont fait toute la différence pour moi dans la dernière année dans la gestion de mon horaire et de mon temps. Parce qu’on va se le dire, notre temps, c’est ce qu’on a de plus précieux alors c’est important d’en prendre soin.

La différence entre être débordée et dépassée

Pour moi, il y a une différence entre se sentir débordé et se sentir dépassé. Souvent, les gens pensent que je ne suis jamais débordée et que tout roule toujours comme sur des roulettes, que je suis toujours en pleine maîtrise de mes tâches et que je n’ai jamais de « broue dans le toupet ».

Eh bien non! C’est totalement faux! Il y a des jours, des semaines et même des périodes où j’ai l’impression de ne pas voir le bout. Ça m’arrive aussi. 

Et moi aussi je l’échappe même si j’ai plusieurs outils dans ma boite à organisation. Je crois que ça fait partie de la vie d’avoir des périodes plus chargées. 

Est-ce que j’ai toujours été comme ça? Oh que non! Je me rappelle, quand j’ai commencé à lire sur la gestion et l’organisation, je me disais « Enfin ! Je vais avoir les techniques pour être toujours au-dessus de mes affaires! Fini les retards et la procrastination! ». Conséquemment, je me mettais une très grande pression et j’essayais de tout faire à la perfection. À la moindre petite chose qui arrivait, mon équilibre fragile basculait et j’avais l’impression de revenir au point de départ alors que c’est juste normal… Parce que la vie c’est une alternance de périodes plus intenses entrecoupées de périodes plus calmes. 

C’est pourquoi maintenant je fais la différence entre se sentir débordé et se sentir dépassé. 

Se sentir débordé, c’est quelque chose normal et de nécessaire à mon avis. Il suffit de penser aux mi-session et aux fins de session. Tu aurais beau eu vouloir tout prévoir à l’avance, reste que oui parfois tu as plus de choses dans ton assiette. Lorsque tu es débordée, c’est généralement parce que tu traverses une période où tu as plus de choses à faire. Cependant, une personne débordée peut anticiper ces périodes et les planifier en quelque sorte. Autrement dit, tu peux essayer d’atténuer la vague de tâches qui déferlera en utilisant différentes techniques. C’est donc positif dans un certain sens parce que tu es proactive (tu utilises tes outils, tu t’ajustes selon ce qui a fonctionné ou non auparavant), ce qui n’est pas le cas lorsque tu es dépassée. 

Lorsque tu te sens dans un perpétuel tourbillon, alors tu es plutôt dépassée. Ce sentiment ne devait pas perdurer. Être dépassé, c’est non seulement avoir à faire face aux périodes de « débordement », mais surtout n’avoir jamais l’impression d’arriver au bout de tes tâches, avoir l’impression qu’il y a toujours des éléments extérieurs qui t’empêchent d’avancer et que tu n’y arriveras jamais. Ce sentiment est plutôt négatif et ça génère beaucoup de stress et d’anxiété, en plus d’entraîner de la fatigue, ce qui n’est rien pour aider la situation.

Pour ma part, j’ai déjà été à l’extrême de ce sentiment d’être dépassée, ce qui s’est soldé par un épuisement. 

Maintenant que je fais la distinction, ça fait une grosse différence pour moi parce que, lorsque je suis dans une période plus chargée, je sais que c’est temporaire et j’essaie de maximiser mon énergie et d’optimiser ma gestion du temps.

Savoir dire non sans culpabilité

La deuxième chose que j’ai apprise à faire et que j’assume de plus en plus (mais c’est loin d’être parfait), c’est d’apprendre à dire NON, mais surtout de le faire sans me sentir mal.

C’est d’autant plus difficile dans un secteur comme les relations d’aide. On voudrait tellement pouvoir aider tout le monde! Jusqu’à tout récemment, chaque fois que je devais refuser un client parce que je n’avais plus de place, que je devais le référer ou le mettre sur ma liste d’attente, ça me fendait le coeur et je me sentais coupable d’avoir dit non.

Cependant, je me suis trop souvent faite prendre par le passé en acceptant des demandes que j’aurais dû refuser. Ça faisait en sorte que j’ouvrais des plages supplémentaires dans mon horaire, plages qui étaient prévues pour mon temps de rédaction ou pour mes suivis. Souvent, quand c’est du temps indirect, on dirait qu’on a tendance à sous-estimer l’importance de celui-ci alors que ça fait partie de ce qui rend le service qu’on offre à la hauteur de nos attentes. 

C’est d’ailleurs ça qui m’a amenée à revoir ma conception du NON et à l’assumer. En effet, je me suis rendue compte que lorsque j’accepte plus de clients que ce que je sais être un équilibre pour moi, je me retrouve à être plus fatiguée, moins efficace et ça affecte forcément la qualité de mon travail. 

Au début, je me sentais mal de refuser un nouveau client, car je me disais qu’il n’aurait pas de services autrement et qu’il méritait que je l’aide. Cependant, cela entraîne un fort coût : quand je surcharge mon horaire de suivis, ce sont mes autres clients qui en paient le prix. Est-ce qu’eux méritent de recevoir un moins bon service? Non.

Je m’engage toujours à donner le meilleur de moi-même à mes clients. Mais si j’en prends trop, c’est inévitable que malgré tous mes efforts, je n’y arriverai pas. 

Maintenant, si je suis portée à accepter un nouveau client parce que je me sens mal de le refuser, je me demande l’impact que cela aura sur ma charge de travail et sur la qualité du service que recevront mes autres clients. Ça m’aide à refuser sans culpabilité parce que tout le monde a le droit d’avoir le meilleur de moi-même. 

Ça m’a aussi amenée à mettre en place plus de stratégies et de ressources pour pouvoir mieux rediriger ces personnes. Parce que dire NON ça ne veut pas dire de ne pas offrir le meilleur de moi-même ni soutenir ces personnes. Ainsi, je m’assure de toujours leur donner des ressources qu’ils pourront contacter et qui je sais, pourront répondre à leurs besoins et potentiellement (quand j’ai pu vérifier avec la référence avant), prendre la personne en charge. 

Planifier en conscience et assumer mes choix

La chose que j’ai apprise le plus récemment concernant l’organisation et la gestion du temps et qui m’a vraiment aidée à changer ma façon de voir tout ça pour être plus flexible, c’est que maintenant je planifie en conscience. 

Ça veut dire quoi? Je ne sais pas si ça a un lien avec la pleine conscience dont on entend beaucoup parler. En fait, je ne sais même pas si l’expression « planifier en conscience » existe vraiment, mais c’est comme ça que je me sens lorsque je planifie maintenant. 

Pour moi, planifier en conscience signifie de choisir ce que je mets à mon horaire en tenant compte des contraintes que j’ai.

Par exemple, quand j’ajoute quelqu’un à mon horaire ou que je dois déplacer un rendez-vous, ça m’arrive souvent de déplacer des rencontres à des plages horaire que je ne libère pas habituellement. Cependant, quand je le fais, je sais que j’ai choisi de le faire. Il n’y a personne qui m’a tordu un bras pour ça. Je le fais donc consciemment.

Dernièrement, j’ai eu une demande pour des mises à jour de rapport d’évaluation par une mère dont les filles n’ont pas besoin d’orthophonie présentement. Elle voulait simplement s’assurer que tout était à jour si jamais elle avait à faire des demandes éventuelles à l’école. Comme mon horaire est plein pour les interventions et que je ne prends pas de nouveau suivi pour le moment, j’aurais pu dire non. Cependant, j’ai avisé la mère que je ne pourrais que faire l’évaluation et au besoin les mettre sur ma liste d’attente ou les référer ailleurs pour un suivi. Et comme je faisais seulement l’évaluation et que c’était deux soeurs, j’ai décidé de mettre ça des samedi alors que je ne vois pas de clients la fin de semaine habituellement. 

Cependant, CHAQUE fois que je sors de l’horaire que je me suis établi, je me questionne à savoir si ça va me tenter, si je vais pouvoir revenir à mon horaire, si c’est réellement moi qui décide, etc. Autrement dit, je ne le fais pas en réaction pour faire plaisir au parent qui peut seulement le samedi, je fais le choix conscient d’accepter la demande ou non.

Cela fait en sorte que j’ai parfois des périodes plus chargées. Dans les deux dernières semaines, je me suis retrouvée à travailler 50 heures par semaine. J’étais fatiguée, c’est sûr, mais j’avais choisi cette situation. Je n’avais personne d’autre à blâmer que moi.

Dans ce temps, ça me permet de mieux me positionner pour la suite. Est-ce que ça me pèse quand je suis dans le moment ? Oui. Est-ce que je m’en veux d’avoir accepté ? Non parce que je l’ai choisi (je m’en serais voulu si j’avais voulu faire plaisir). Est-ce que je voudrai le refaire éventuellement si une situation similaire se présente? Probablement. Et je sais à quoi m’attendre. 

En somme, c’est un mythe de penser que je ne me sens jamais débordée et que je suis toujours en contrôle de mon horaire. Cependant, le fait d’avoir revu ma façon d’aborder mon horaire et ce que j’avais à faire m’aide énormément dans les périodes où je me demande ce qui m’a pris de faire XYZ. Maintenant que je DÉCIDE plutôt que de SUBIR ce qu’il y a dans mon horaire, je suis encore plus efficace et proactive à corriger le tir et à mieux utiliser mes outils. 

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