Utiliser les chiffres pour optimiser ta pratique

*Cet article est une adaptation écrite de l’épisode 36 du podcast.

Dans cet article, j’avais envie de te parler de chiffres et de comment ça a changé mon approche vis-à-vis ma pratique. 

Ça fait quand même drôle de parler de chiffres alors que mon travail c’est avec les mots, mais tu vas vite comprendre pourquoi…

Comment je me suis intéressée aux statistiques

J’ai commencé à m’intéresser aux statistiques au printemps 2020, en plein coeur de la pandémie. En fait, à ce moment là, je me suis mise à ressentir beaucoup de frustration par rapport à mon travail. J’avais l’impression d’être toujours en train de travailler et pas assez disponible pour ma fille et pourtant, à la fin de mes journées, je n’étais jamais vraiment satisfaite parce que j’avais l’impression de ne rien avoir fait. 

Au même moment, j’ai lu un livre de Laura Vanderkam sur la perception du temps. Un passage m’a particulièrement marquée. Elle expliquait qu’on a très souvent une mauvaise perception de notre temps. 

Vanderkam a fait des études auprès de différents entrepreneurs où elle leur demandait de tenir un log book et de comptabiliser toutes les heures de leur journée en inscrivant ce qu’ils avaient fait. Dans tous les cas, les gens ont réalisé qu’ils travaillaient moins que ce qu’ils estimaient et ils ont pu voir où était passé le temps qu’ils perdaient. 

J’ai donc commencé à faire la même chose. Je me suis créé un compte sur Toggl et j’ai commencé à comptabiliser toutes mes heures travaillées en séparant le tout en différentes sections. 

Dès les premiers suivis de mon temps de travail, j’ai remarqué une grosse différence sur mon attitude. 

Premièrement, j’ai constaté que, comme ce que Laura Vanderkam avait mentionné dans son livre, j’avais moi aussi tendance à sur-estimer mon temps de travail par rapport au nombre d’heures que je faisais réellement. Je travaillais en moyenne 40 heures par semaine, ce qui est standard. Cela m’a menée à réaliser que j’avais l’impression de travailler plus parce que les autres heures que je passais à ne pas travailler réellement, je les passais parfois dans ma tête à penser à mes tâches, ce qui me donnait l’illusion de travailler. 

Deuxièmement, j’ai pu me réconcilier avec moi-même dans le sens où j’ai réalisé qu’en 40 heures je pouvais accomplir beaucoup plus de choses que ce que je pensais. Autrement dit, au lieu de focusser sur tout ce que je n’avais pas fait, le fait de regarder ces statistiques m’a permis de changer mon regard pour me tourner vers tout ce que j’avais accompli et ça m’a aidée à apprécier davantage le travail accompli et surtout à être fière de moi plutôt que de me taper sur les doigts à chaque fois comme j’avais tendance à le faire.

Pourquoi utiliser les statistiques pour améliorer ta pratique?

Après avoir fait tous ces constats, je me suis mise à m’intéresser un peu plus aux statistiques parce que j’ai réalisé que ça me permettait d’améliorer ma pratique. En effet, en calculant certaines statistiques, j’ai pu voir quels projets me prenaient plus de temps que ce que j’avais estimé, où est-ce que je « perdais » mon temps (parce que oui je perds mon temps parfois) et quels aspects de ma pratique je négligeais malgré mes bonnes intentions. 

Bref, ça m’a permis d’avoir l’heure juste sur tout ce qui se passe réellement dans ma pratique. 

Par exemple, en tant que travailleur autonome, je ne suis pas rémunérée directement pour le temps de travail indirect. Autrement dit, tout le temps que je passe à faire de la tenue de dossiers est rémunéré jusqu’à un certain point. Dans le cas de l’évaluation, j’ai voulu faire en sorte que financièrement, ce soit aussi rentable pour moi de faire une évaluation que de faire une intervention. Ça voulait dire que je devais faire en sorte que mon temps de rédaction soit optimisé. J’aurais aussi pu augmenter mes tarifs, mais si je mets 8h à rédiger un rapport et que je veux, financièrement parlant, avoir le même salaire qu’en intervention, ça ne serait pas très abordable.

J’ai donc pu voir combien de temps en moyenne je prenais pour rédiger mes rapports et par la suite, j’ai pu me pencher sur les parties qui me gobaient le plus de temps afin de voir comment je pouvais améliorer le tout afin de rentrer dans mon « budget ». 

Les statistiques me permettent aussi de voir réalistement combien d’évaluations et de suivis je peux faire en un mois. Si je sais que je mets X heures pour faire une évaluation complète, alors je peux calculer plus aisément, selon mon horaire le temps dont je dispose pour placer mes rencontres de façon plus réaliste. 

J’ai également pu circonscrire davantage le temps de suivi que je faisais. Personnellement, je redoute toujours les appels téléphoniques parce que je me dis toujours que c’est long. Finalement, en calculant ça, j’ai pu voir que je me trompais. En fait, j’ai constaté que souvent, les courriels me prennent plus de temps que les appels. Bon je préfère encore les suivis courriels aux appels, mais maintenant que je sais que je peux « wrapper » un appel d’information en 10-15 minutes, c’est facile pour moi de respecter mes plages horaire et surtout voir où le placer stratégiquement dans mon horaire.

Finalement, les statistiques me permettent de me fixer des objectifs réalistes, que ce soit sur le plan financier ou de mon horaire.

Les statistiques que j’utilise pour optimiser ma pratique

Pour ma part, je calcule et analyse plusieurs statistiques pour m’aider à améliorer ma pratique et SURTOUT pour l’améliorer de manière à ce que j’y travaille dans des conditions qui me conviennent et qui me ressemblent. 

Ça veut donc dire que, parmi les stats que je vais vous mentionner, il y en a peut-être qui ne s’appliquent pas à vous. Et c’est correct. 

• Toggl : ce logiciel gratuit me permet de calculer mon temps. Je l’ai séparé en différents projets et ça me permet de voir la répartition de mon temps. Personnellement, je m’en sers pour m’ajuster. Ce qui est le plus lourd pour moi, c’est la paperasse et la tenue de dossiers. Mon but, c’est donc que cette partie de mon temps soit la plus petite possible. Autrement dit, je veux pouvoir optimiser le nombre de rencontres clients, sans que ça me prenne trop de temps en termes de tenue de dossiers, et ce, pour deux raisons : avoir de meilleurs revenus et pouvoir aider plus de personnes. Comme j’ai aussi plusieurs projets connexes qui sont importants pour moi, je veux pouvoir leur accorder suffisamment de temps. Je regarde donc aussi cette répartition par rapport à mon temps client. Ça m’aide à garder un certain équilibre entre toutes les sphères de ma pratique.

• Quickbooks : ce logiciel me permet de calculer mes finances. Je l’utilise pour voir quelles sont les tendances qui se dégagent. P.ex. lors de mes plus gros mois est-ce que c’était parce que j’avais plus d’évaluations, plus de rencontres d’intervention? Ça me permet donc de mieux me préparer. Je sais qu’en été, ce sont des mois plus tranquilles pour l’intervention, mais où j’ai plus de demandes pour les évaluations. Ça m’aide à organiser mon horaire et à planifier mon budget parce qu’en étant à mon compte, c’est moi qui est responsable de mon porte-feuille. 

• Statistiques de réseaux sociaux : je ne les utilise pas pour savoir j’ai combien de likes sur mon compte ou sur une publication par exemple. Je regarde plutôt mon taux d’engagement et les réponses que les gens me donnent lorsque je fais des sondages. Pourquoi? Parce que mon but en étant sur les réseaux sociaux est de pouvoir échanger avec les gens et de toucher le plus de personnes possibles. Je regarde donc ce que les gens ont le plus apprécié comme publications, ce qui les a le plus interpellé, ce qu’ils aimeraient avoir davantage parce que c’est comme ça que je pourrais rejoindre le plus grand nombre. Évidemment, toujours en respectant ma ligne directrice. 

Comment utiliser les chiffres pour améliorer ta pratique 

Le fait de m’intéresser plus aux chiffres m’a permis d’améliorer ma pratique sur tous les plans et de constater ce qui me pesait, là où je perdais du temps ou de l’énergie, l’efficacité ou non de certains processus, etc.

En fait, je pense que c’est essentiellement à ça que les chiffres devraient te servir dans ta pratique. Pas à te comparer aux autres. Je sais c’est plus facile à dire qu’à faire. Ça ne devrait pas non plus servir à quantifier ta valeur en tant que personne et que professionnel. 

Les chiffres devraient plutôt te servir à voir quels sont les endroits de ta pratique où ça ne fonctionne pas et à mieux comprendre où se situent tes irritants et pourquoi ça t’irrite. 

Voici d’ailleurs quelques exemples de ce que peuvent te révéler les chiffres :

• Constater que tu mets toujours plus de temps que prévu pour une tâche qui se répète. Ça veut peut-être dire que tu devrais prévoir plus de temps pour cette tâche OU que tu perds du temps pendant que tu la réalises en raison des nombreuses distractions auxquelles on est confronté.

• Voir que tu mets trop de temps dans ta rédaction de rapport. Si c’est le cas, je te suggère de décortiquer chaque tâche dans ton processus de rédaction pour calculer le temps que te prends chacune d’entre elles. Ça va être plus facile de voir où il faut faire des améliorations et des changements. 

• Voir comment tu peux faire en sorte que ton salaire représente tes heures travaillées. Ici, je ne peux pas prétendre connaitre ce qui se passe dans la réalité du secteur public, mais plutôt en lien avec le secteur privé. Je crois qu’il y a plusieurs éléments qui peuvent faire en sorte d’améliorer ces conditions.

• Sur le plan financier, surtout si tu es au privé, est-ce que tes revenus te satisfont? D’ailleurs si tu fais l’exercice, je te suggère TRÈS fortement de d’abord calculer ton temps travaillé parce qu’autrement, tu vas assurément avoir l’impression d’avoir travaillé trop pour ce que tu as gagné. S’ils ne te satisfont pas, qu’est-ce qui ne marche pas? Et il ne s’agit pas que du salaire annuel. On regarde quelles sont les possibilités d’augmenter le tout simplement. Parce que peut-être fais-tu un salaire annuel qui te convient, mais dans les faits, tu ne fais que des interventions pour y arriver alors que tu aimerais faire des évaluations, mais tu n’oses pas le faire parce que ça te prend VRAIMENT trop de temps lorsque vient le moment de rédiger des rapports.

Je te lance donc le défi de t’ouvrir un peu plus aux chiffres pour que ta pratique soit encore plus à ton image. Cependant, prends seulement ce dont tu as besoin et surtout, vas-y une étape à la fois. Je ne me suis clairement pas mise à suivre tout ce que je monitore aujourd’hui du jour au lendemain. Je crois que si ça avait été le cas, j’aurais vécu beaucoup de stress et de pression parce qu’au lieu d’être un observateur et de simplement me questionner par rapport à ce que me disent les chiffres, je serais devenue super rigide parce que ça aurait fait trop d’informations à traiter en même temps.