3 façons d’automatiser sa gestion pour être plus efficace

Je pense que ce qui pose le plus de difficulté aux professionnels (je parle ici notamment pour mes collègues orthophonistes), c’est la fameuse charge administrative… Autrement dit, la paperasse et les suivis. 

Combien de fois j’ai entendu des professionnels se plaindre de leur travail et même le remettre en question en constatant toutes les tâches « connexes » aux interventions et à l’évaluation qu’ils doivent faire. 

On va se le dire, c’est vrai que ça gruge du temps et quand on est aux études, on ne nous dit pas à quel point ces tâches seront nombreuses et récurrentes… 

Parce que je suis cette drôle de bibitte qui est passionnée par l’organisation et la gestion, depuis plusieurs années maintenant, je travaille à optimiser mes processus pour que ces tâches prennent le moins de temps possible. C’est même pratiquement rendu amusant pour moi de les faire. 

Je vous partage donc ici 3 façons d’automatiser vos processus administratifs pour être plus efficace! Ces façons ont été testées et approuvées par… moi-même!

1) DÉLÈGUE LA GESTION DE TES RENDEZ-VOUS À UN LOGICIEL

Je crois que c’est la première chose que j’ai automatisée. Je ne me voyais pas du tout survoler mon agenda à tous les jours pour rappeler aux gens leur rendez-vous. 

Comme on n’a pas tous les moyens d’engager une adjointe administrative, les logiciels de gestion et de prise de rendez-vous sont tout indiqués. Ceux-ci permettent de noter non seulement les clients que vous avez à l’horaire, mais leur permettent de prendre rendez-vous directement avec vous en ligne sans avoir à vous appeler. De plus, ils présentent plusieurs fonctions super intéressantes qui permettent de centraliser plusieurs tâches et de tout voir en un coup d’oeil. 

Il existe sur le web une FOULE de plateformes en ligne conçues pour les professionnels et qui pourront répondre à vos besoins. J’ai dû en tester une dizaine afin de trouver celle qui me conviendrait le mieux. Pour ma part, je travaille avec la plateforme Go rendezvous. 

La plateforme me simplifie ÉNORMÉMENT la vie non seulement pour les rendez-vous. Voici tout ce à quoi elle me sert :

• Prise de rendez-vous en ligne : j’ai synchronisé le tout avec mon calendrier électronique donc tout est toujours accessible même si je ne suis pas devant mon ordinateur.

• Dossiers clients : tous mes dossiers clients sont électroniques! C’est FOU comment ça me sauve du temps! Je n’ai qu’à remplir les champs des canevas que j’ai préalablement faits et hop le tour est joué. Tout est à portée de clic.

• Émission des reçus : fini les canevas Excel où on doit tout changer à la mitaine. Quand le client a fait un paiement, je n’ai qu’un seul clic à faire pour générer un reçu!

• Gestion des paiements : je peux envoyer une facture à payer à mes clients à même la plateforme. C’est GÉNIAL parce que je n’ai pas à entrer l’information une seconde fois ou encore à rappeler le montant à payer à un client. Tout est indiqué sur la facture!

• Émission de rapports de « ventes » : très pratique pour les impôts ou même pour calculer mon salaire, cette section me permet, en un coup d’oeil, de savoir combien j’ai gagné sur une période X. 

Imaginez tout le temps sauvé juste avec ces petites automatisations. Ça rend quasiment la gestion de rendez-vous et de paiements amusante!

2) FINI LES TO-DO DANS DES CAHIERS

J’ai longtemps été « team papier » pour ce qui est de mes listes de choses à faire. Bien que c’est vraiment génial pour la folle aux cahiers que je suis d’en acheter tout plein, j’ai rapidement constaté que c’était ZÉRO efficace en termes de gestion de temps. 

Depuis un peu plus de 2 ans maintenant, j’ai transféré toutes mes listes de choses à faire sur une plateforme de gestion de travail en ligne qui présente plusieurs fonctionnalités. Comme pour les logiciels de gestion de rendez-vous, j’en ai testé plusieurs avant d’arrêter mon choix sur Asana!

Pourquoi est-ce plus efficace? Parce que je peux gérer plusieurs projets en sous-tâches, en ajouter, en déplacer, modifier les dates, utiliser un code de couleurs et même partager des tâches à quelqu’un qui serait invité sur mon compte. 

Pour ma part, tout est inscrit dans Asana : les tâches récurrentes, comme les projets que je dois faire. Tout est décortiqué et affiché par date. Ainsi, dès que j’ai quelque chose à faire, je le note et je peux ensuite passer à autre chose et me concentrer sur ma tâche. Il n’y a rien de pire pour nuire à sa productivité que de se dire qu’on le notera « plus tard » : soit on l’oubli, soit on n’arrête pas d’y penser. 

Ce que j’aime particulièrement d’Asana, c’est que je peux voir toutes mes tâches sur un calendrier. Ainsi, lorsque je débute ma journée, je ne fais que jeter un coup d’oeil à ce que j’ai à faire et je me mets à la tâche. 

Pourquoi ça me rend plus efficace de procéder ainsi? Parce que je ne perds plus de temps à me demander ce que je dois faire aujourd’hui. Tout est déjà préétabli. 

3) UN SYSTÈME TÉLÉPHONIQUE VIRTUEL POUR GÉRER LES APPELS

Cet outil ne m’est plus vraiment utile maintenant que je suis à mon compte seule et que je ne fais plus partie d’une équipe, mais il m’a sauvé ÉNORMÉMENT de temps lorsque j’étais à la tête d’une clinique d’orthophonie. 

Comme on ne peut afficher qu’un seul numéro sur les réseaux sociaux et en ligne, nous avions mis le mien. Conséquemment, je me retrouvais à devoir gérer tous les appels qui entraient et qui ne m’étaient pas toujours destinés. C’est sans compter les erreurs de numéro que je pouvais faire en retranscrivant le message. 

Découvrir une application comme Grasshopper a été salvateur pour ma santé mentale. Avec ce genre d’application, il est possible d’avoir un numéro sans frais général, puis de créer des extensions pour que les gens puissent rejoindre directement la personne de leur choix. 

Les messages laissés sur la boite vocale générale atterrissaient directement dans ma boite courriels. Je n’avais donc plus à noter tous les messages qui entraient. Je pouvais simplement les transférer aux personnes ciblées. 

Automatiser ses processus, ce n’est pas toujours facile. On aime souvent tout faire par nous-même parce qu’on sent qu’on a le contrôle de tout. Cependant, dans les faits, c’est l’inverse qui se produit. Plus vous chercherez à tout faire par vous-même, plus vous vous sentirez débordé et plus vous perdrez rapidement le contrôle de tout ce que vous avez à faire. 

Si vous voulez passer au prochain niveau et enfin vous sentir d’avantage en contrôle de votre pratique, je vous invite à vous inscrire à la liste d’attente pour être tenu au courant de l’ouverture des inscriptions pour la prochaine cohorte de Pratique efficace.